fbpx
Ota yhteyttä

Kiire vai sittenkin tunnetila?

Monesti tuntuu, että on mahdoton kiire, kun asialistalla on paljon tehtäviä ja puhelin soi jatkuvasti. Samaan aikaan on vielä joku hihasta nykimässä, vaatimassa heti huomiota.

Olemmeko luoneet oravanpyörän jonka vauhti ei näytä hidastuvan? Päinvastoin lisäämme siihen kierroksia koko ajan. Mitä meidän jaksamiselle käy siinä vaiheessa, kun emme enää pysy vauhdissa mukana?

Oletko sinä kokenut joskus kiirettä?

Kiireen tunnetta voi vähentää keskittymällä henkilökohtaisen ajankäytön hallintaan. Yksi käytännöllinen tapa on listata kaikki tekemistä odottavat työt ylös ja jakaa ne tärkeyden ja kiireen mukaan nelikenttään.  Sen jälkeen kalenteroi tehtävät omaan (sähköiseen) kalenteriin ja varaa riittävästi aikaa niiden suorittamiseen.

 

Näin saat työmuistista siirrettyä kaikki tehtävät asiat aikajanalle, jolloin ne tulevat vastaan siinä vaiheessa, kun niille varattu aika kalenterissa koittaa. Sinun ei siis tarvitse jatkuvasti miettiä; ”vielä olisi se ja tuo asia hoidettavana ja tämäkin on vielä kesken”.

Jätä kalenteriin tilaa yllätyksille

Kalenteroidessa on hyvä muistaa, että ei laita työpäivän kaikkia tunteja 100% täyteen, sillä muuten voi jo heti kättelyssä todeta, että ei tule toimimaan. Onnistut vain lisäämään stressiä.

Hyvä nyrkkisääntö on täyttää työpäivästä 60% siten, että siellä on varattu myös aikaa

  • tehtävän asian valmistelulle
  • tehtävän suorittamiselle
  • mahdolliselle jälkitarkastelulle
  • tauoille (kahvi ja lounas) sekä
  • ajoitettujen tehtävien väliin tyhjää jolloin on valmis ottamaan vastaan ad hoc -hommat, joita tulee milloin miltäkin suunnalta

”Tyhjän ajan” kalenteriin jättämisellä varmistat myös sen, että sinulla on aidosti aikaa kohdata työntekijöitä työpäivän aikana.

Kiireelliset asiatkin saa aikataulutettua

Monesti meiltä odotetaan, että olemme valmiit ottamaan työlistalle seuraavan työn, esim. uuden asiakkuuden käyttöönotto on hoiduttava viipymättä.

Totta kai olemme valmiita, mutta olemmeko etukäteen huolehtineet, että meidän kalenterissa on varattu vapaita ”slotteja” joihin nämä jo tiedostettujen tehtävien ulkopuolelta tulevat tehtävät saadaan mahtumaan? Jottei synny paniikkia ja ajatusta, että ”En millään ennätä! Minkä työn jätän tekemättä, jotta voin vastata pyyntöön kyllä”?

Iloista ajankäytön suunnittelua ja tehostamista!

 

 

 

 

 

 

Niko Koivisto
Opportunity Manager / Pieksämäki
0400 766 458
niko.koivisto@momentgroup.fi


Niko on aloittanut työskentelyn Moment Groupissa (ent. Midas Touch) vuonna 2007 ja toimii tällä hetkellä Pieksämäen yksikön vetäjänä. Tutustu Nikoon tarkemmin tästä >>

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.